Wielu przedsiębiorców, którzy stosują rozliczenie od dochodu (skala, liniowy), zastanawia się na koniec miesiąca, na czym zrobić tzw. „dobre koszty”, aby zapłacić niższy podatek dochodowy, niższą składkę zdrowotną, a czasem także podatek VAT. W tym artykule wyjaśniam, jak rozsądnie do tego podejść.
Przedsiębiorcy rozliczający się od dochodu płacą poza podatkiem dochodowym także składki zdrowotne i często VAT.
W przypadku skali podatkowej: 12% podatku + 9% zdrowotnej = 21%.
W przypadku podatku liniowego: 19% + 4,9% zdrowotnej = prawie 24%. Aby uprościć temat, pomijam kwotę wolną i częściowe zaliczenie składki zdrowotnej do KUP (koszty uzyskania przychodu) przy liniówce.
Na koniec miesiąca, kwartału czy roku przedsiębiorcy z wysokimi przychodami zaczynają szukać dodatkowych kosztów, aby zmniejszyć podstawę opodatkowania. Poniżej pokazuję, jak robić to mądrze, zgodnie z prawem, nie tracąc pieniędzy na rzeczy niepotrzebne.
Aby wszystko, co robimy, było zgodne z prawem, najpierw przyjrzyjmy się, czym jest dochód do opodatkowania i czym są koszty uzyskania przychodu.
Dochód i Koszty Uzyskania Przychodu (KUP).
Dochód to przychód w danym okresie (ufiskalniony) pomniejszony o koszty uzyskania przychodu (KUP). Stwierdzenie KUP ma tutaj kluczowe znaczenie, ponieważ nie każdy wydatek jest KUP.
KUP to wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniami. Przy czym nie ma znaczenia, czy ponosząc koszty, osiągniemy przychód, czy nie.
Ważne jest to, żebyśmy w trakcie kontroli potrafili racjonalnie wytłumaczyć, że ten koszt służył naszym staraniom, aby osiągnąć, zachować albo zabezpieczyć źródło osiąganych przychodów.
Kluczowe jest to, aby taki koszt został odpowiednio udokumentowany, np.: faktura, umowa, dokumentacja fotograficzna lub korespondencja mailowa. Ważne jest również to, aby miał związek z prowadzoną przez nas działalnością oraz aby nie znajdował się na liście wykluczeń.
W polskim prawie podatkowym (art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT) istnieje lista wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów — nawet jeśli są poniesione w związku z działalnością gospodarczą.
Podsumujmy warunki uznania wydatku za KUP:
musi być udokumentowany (faktura, umowa, e-mail, dokumentacja foto);
musi mieć związek z działalnością;
nie może znajdować się na liście wykluczeń (art. 23 ustawy o PIT);
nie musi przynieść bezpośrednio przychodu, ale musi mieć taki potencjał.
Lista wykluczeń z KUP
- Wydatki na reprezentację
Reprezentacja = wizerunek firmy na zewnątrz, pod kątem prestiżu (w odróżnieniu od reklamy), np. wystawna kolacja z klientem, alkohol, eleganckie prezenty
Uwaga: Kawa, ciastka, woda w biurze/salonie dla klientów są kosztem, ale obiad w restauracji już nie – chyba, że jest częścią spotkania biznesowego.
- Kary, grzywny, mandaty, np. mandat za prędkość, kara za nieterminowe rozliczenie, kara od ZUS.
- Odsetki od zaległości podatkowych i składek ZUS
- Odpisy amortyzacyjne od samochodu osobowego powyżej 150 000 zł (lub 225 000 zł dla elektryków). Wartość powyżej tego limitu nie jest kosztem (w przypadku amortyzacji lub leasingu).
- Składki na ubezpieczenia społeczne przekazane po terminie. Składki są kosztem tylko wtedy, gdy zapłacone są w terminie. Przekraczanie terminów płatności ZUS to bardzo częsty powód nie zaliczania składek w KUP!
- Podatek dochodowy i VAT należny. Wyjątek: VAT nieodliczalny (np. przy samochodach osobowych) może być kosztem.
- Zakupy sfinansowane z dotacji bezzwrotnej. Np. z urzędu pracy — jeśli coś zostało kupione z dotacji, nie możesz tego wliczyć do kosztów (bo nie poniosłeś realnego wydatku)
Jest też cała lista kontrowersyjnych kosztów (zależne od interpretacji UKS):
• zakup telefonu, laptopa, zegarka – jeśli służy wyłącznie firmie, to tak
• wyjazdy służbowe – tak, ale trzeba dobrze udokumentować ich cel, np. wyjazd aby nauczyć się tego jak inny przedsiębiorca prowadzi swój biznes (szukanie inspiracji).
• reklama na Instagramie – tak, ale nie może wyglądać jak „reprezentacja”
Dlatego jeśli nie jesteś pewien opisz planowany wydatek do swojej księgowej z własnym zrozumieniem tego jak łączysz go z DG albo złóż wniosek o interpretację indywidualną.
Lepiej zabezpieczyć się wcześniej, niż płacić karne odsetki. Koszt interpretacji indywidualnej to 40 zł za jeden stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe.
Zamiana wydatków na Koszty Uzyskana Przychodu (KUP)
Mając już zarys tych elementów, których powinniśmy unikać, przejrzyjmy się teraz po kolei, w jaki sposób możemy zrobić tak zwane „dobre koszty” .
Pierwszym elementem optymalizacji dochodów do opodatkowania jest zamiana wydatków na koszty.
Poniżej kilka przykładów, które, jak podkreślam, zawsze należy skonsultować ze swoim księgowym.
- Sprzęt sportowy z logo firmy: zakup nart, kurtki, pianki, kasku, butów
Firmowy koszt: sprzęt z trwałym nadrukiem/logo firmy – np. kurtka narciarska z haftem, pianka z nadrukiem, kask z naklejką. Nadruk od 20 zł/szt.
Podstawa: reklama wizualna firmy w miejscach publicznych (np. na stoku, plaży, motocyklu)
Ważne: musi być trwały, widoczny i dokumentowany (np. zdjęcia podpięte pod fakturę zakupu).
- Jedzenie i kawa = „spotkanie biznesowe” lub „catering dla klienta”
Firmowy koszt: spotkanie z klientem lub menedżerem lub z zespołem w celu omówienia współpracy, obsługa gościa, catering na szkolenie
Ważne: dobrze mieć opis na fakturze z danymi klienta (może zostać sprawdzony) + potwierdzenie w kalendarzu + zdjęcie z relacji. Alkohol — nigdy nie przejdzie!
Jeśli z menedżerem zjesz w restauracji od posiłku nie odliczysz VATu, ale gdy zamówisz catering na spotkanie w firmie to owszem.
- Książki, kursy i szkolenia: książki rozwojowe, poradniki, webinary
Firmowy koszt: rozwój zawodowy właściciela, kursy tematyczne (księgowość, social media, sprzedaż, negocjacje, PR). Musi być zbieżny z profilem działalności. Można wrzucić też abonamenty audiobooki.
Dlatego TE KSIĄŻKI i TE KURSY są najlepszymi dobrymi kosztami, które możesz sobie zafundować!
Wszystkie moje książki i kursy są KUP dla firmy ponieważ dotyczą tematów związanych z jej prowadzeniem!
Wszystkie moje książki i kursy są KUP dla firmy ponieważ dotyczą tematów związanych z jej prowadzeniem!
- Ubrania robocze z logo lub stroje wizerunkowe
Firmowy koszt: odzież z logotypem firmy, uniformy do pracy (np. kosmetyczka, fryzjer, trener, masażysta). Ubrania codzienne (nawet „eleganckie”) są wykluczone z kosztów, chyba że są elementem wizerunku (np. marynarka sceniczna).
- Telefon, internet, Netflix jako koszt marketingowy
Netflix — jeśli robisz analizy reklam, social media lub edukujesz się z zakresu video
Spotify — jeśli używasz w tle do pracy lub nagrywasz podcasty
Telefon, Internet — w całości lub proporcjonalnie
- Sprzęt i aplikacje do prowadzenia firmy i social media
Codzienny wydatek: aparat, telefon, statyw, zegarek z opcją wykonywania połączeń, Canva, Lightroom
Firmowy koszt: narzędzia do marketingu, nagrywania, edycji – jeśli promujesz firmę online. Kosztem będą też płatne aplikacje (np. Adobe, InShot Pro, ChatGPT, Canva Pro)
- Pielęgnacja = przygotowanie do wystąpień, sesji, eventów: fryzjer, kosmetyczka, paznokcie
Firmowy koszt: jeśli jesteś twarzą marki i występujesz publicznie lub nagrywasz wizerunkowe treści.
Trudne, ale można bronić — dobrze udokumentować, że to działania promocyjne, a najlepiej wystąpić o interpretację. Szczególnie w czasach, kiedy krótkie rolki są podstawowym elementem promocji każdej firmy.
- Motocykl lub samochód prywatny jako pojazd firmowy
Firmowy koszt: rejestracja pojazdu w działalności, prowadzenie kilometrówki lub leasing/zakup na firmę. Dodatkowo: motocykl z logo/oklejeniem = reklama = koszt. Można wrzucać też: kask, rękawice, odzież z logo, akcesoria GPS, uchwyty itp.
W tym artykule tłumaczę, jak można odliczyć nawet 75% całego VATu od pojazdu w lesingu (kliknij).
- Kawy, herbaty, słodycze, a nawet Thermomix jako ekspres do kawy dla klientów.
Oczywiście, jeśli przyjmujesz klientów, ponieważ interpretacje urzędów skarbowych są takie, że pracownikom należy się tylko woda, a pozostałe rzeczy mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, jeśli służą obsłudze klientów.
- Delegacje i wydatki związane z podróżami służbowymi – spotkałem mnóstwo przedsiębiorców, którzy przyjeżdżali na moje szkolenia i nie wypisywali delegacji, nie księgowali biletów oraz posiłków. Niektórzy z nich co najwyżej brali fakturę za nocleg.
Moja historia:
Pamiętam sytuację, kiedy kilka lat temu Dagmara, znana z programu „Królowe Życia”, podróżowała po Maroko, szukając inspiracji biznesowych. Zapytałem się wtedy jednego z doradców podatkowych, czy szukanie inspiracji biznesowych może być kosztem uzyskania przychodów?
Usłyszałem od niego, że kiedy jedziemy na targi branżowe, konferencje albo spotkania networkingowe, to koszty związane z kosmetyką, modą, gastronomią i designem mogą być kosztem.
Że kiedy robimy badanie rynku, analizujemy konkurencję, zdobywamy pomysły, np. robimy zdjęcia, notatki, zbieramy foldery, to to wszystko, co jest z tym związane, może być kosztem uzyskania przychodów.
Również, kiedy przygotowujemy nową strategię wejścia na rynek, a wyjazd ma na celu ocenę trendów, to to też może być kosztem uzyskania przychodów. Ale w tych przypadkach należy kolekcjonować notatki, zdjęcia, programy targów, programy spotkań, zaproszenia, również wysłane mailem, ulotki oraz stworzony dla własnych potrzeb plan działania, raport z wyjazdu, to, co zbadaliśmy, oraz wyciągnięte wnioski.
Zwrócił mi jednak uwagę, że fiskus może jednak zakwestionować takie koszty, kiedy wyjazd nie ma żadnego związku z aktualną działalnością. Wtedy, kiedy nie ma żadnego udokumentowanego celu. Na przykład jest to tylko inspiracja, ale bez dowodów. I jeśli wygląda to bardziej na wakacje biznesowe, czyli oglądanie Luwru czy Wieży Eiffla. I na koniec stwierdził, że jeśli w tym programie Dagmara szukała inspiracji, to sam program może być na to dowodem. Dlatego jestem ciekaw, czy miało to coś wspólnego z jej działalnością gospodarczą.
Piszę o tym, ponieważ olbrzymie znaczenie ma to, jak podchodzimy do danego wydatku oraz czy będziemy potrafili po 5, może nawet 7 latach, w przypadku jakiejkolwiek kontroli, połączyć te koszty z celem osiągnięcia nowych przychodów albo z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła tych przychodów.
Urzędnicy wiedzą, gdzie szukać. Jeśli posiadasz budynek firmowy i w koszty wrzucisz ogrodzenie, które będzie stało przed twoim domem prywatnym, a nie będzie odgradzało od ulicy twojej firmy, to to wyłapią.
Dlatego zwracaj uwagę na to, jak opisujesz faktury, jak łączysz koszty z Twoją prowadzoną działalnością i wraz z księgową przygotuj sobie listę wydatków, które mogą być KUP.
Podsumowując, pierwszym elementem optymalizacji kosztów uzyskania przychodu jest zamiana wszelkich wydatków na koszty uzyskania przychodu w sposób zdrowo rozsądkowy i w uzgodnieniu z twoim biurem księgowym.
W dalszej części tego artykułu przejrzyjmy innymi kosztami, które możesz ponieść w danym okresie, aby obniżyć dochód do opodatkowania.
Koszty na koniec miesiąca obniżające dochód: środki trwałe i wyposażenie.
Zakupy nowego wyposażenia.
Warto na początku każdego roku zrobić sobie listę sprzętów, które albo chcesz wymienić na nowe, albo chcesz nabyć, aby pomagały Ci w prowadzeniu firmy. Prowadzenie budżetu firmowego zdecydowanie może Ci w tym pomóc.
Mając taką listę i środki, można w miesiącach, w których masz więcej gotówki, dokonać zakupów nowych urządzeń i od razu wrzucić je w koszty bez amortyzacji (limit 10tys. pln lub jednorazowa amortyzacja dla małych podatników).
Kupując pojazd na kredyt lub za gotówkę, jego cała wartość stanowi KUP. Leasingując lub wynajmując, tylko opłata wstępna i raty są KUP.
Wymiana zużytego wyposażenia na nowy.
Po okresie amortyzacji sprzęty, które posiadasz w firmie, nie stanowią żadnych korzyści podatkowych. Dlatego warto je sprzedać (możliwie jak najtaniej na fakturze) i nabyć nowe urządzenia, które będą stanowiły koszt, a także umożliwią odliczenie VAT-u.
Tym bardziej, że w przypadku zamknięcia firmy od wartości rynkowej całego majątku, który posiadasz w firmie, będzie trzeba zapłacić zarówno podatek dochodowy, zdrowotną jak i VAT.
W 2025 roku (tak jak wcześniej), mały podatnik może skorzystać z tzw. jednorazowej amortyzacji (de minimis) i zamortyzować w całości środki trwałe do łącznej kwoty: 50 000 euro (230 455 zł) rocznie.
Koszty na koniec miesiąca obniżające dochód: zakupy materiałów lub towarów.
Jeżeli prowadzisz budżet firmowy i potrafisz przewidzieć zużycie w najbliższych miesiącach materiałów, sprzedaż towarów lub okazje czy promocje, które będziesz organizować, to możesz dokonać z wyprzedzeniem ich zakupów podnoszą swoje stany magazynowe.
Ważne tutaj są dwie kwestie:
Po pierwsze, musisz zdawać sobie sprawę, że dzisiaj zamieniając gotówkę na towar ponosisz jej koszt – przyjmijmy ryczałtowo, że jest to 1% w skali miesiąca. Dlatego dokonując dużych zakupów, warto negocjować z dostawcami dodatkowe rabaty do tych większych zamówień.
Drugi element polega na tym, że magazynowanie zapasów również kosztuje tyle, ile powierzchnia, którą zajmują. Warto to też uwzględnić we własnych kalkulacjach.
Koszty na koniec miesiąca obniżające dochód: płacenie za usługi z wyprzedzeniem.
Korzystając z usług księgowych, IT i marketingowych, możesz negocjować ze swoimi usługodawcami, aby wystawili Ci fakturę z góry za przyszłe okresy. Również w tym przypadku można oczekiwać rabatów.
Planujesz udział w targach lub innych wydarzeniach? Będziesz remontować swoje biura? Może chcesz zmienić identyfikację wizualną? Za wszystkie te elementy można zapłacić z góry.
Zawsze warto wziąć pod uwagę, że są osoby, które potrzebują gotówki, którą Ty możesz u siebie mieć.
Koszty na koniec miesiąca obniżające dochód: premie i dodatki dla pracowników oraz zleceniobiorców
Jeśli planujesz jakieś większe premie okresowe, to można je ująć w kosztach, nawet jeśli przelewy pójdą na początku kolejnego miesiąca. Tak dzieje się w przypadku pracowników.
Natomiast w przypadku zleceniobiorców kluczowa jest data wykonania przelewu za usługę. Mając osoby zatrudnione na UZL, warto płacić im w ostatnim dniu przepracowanego miesiąca, zgłaszając to oczywiście do księgowej, aby zaliczyła do KUP w okresie, w którym potrzebujemy kosztów.
Koszty na koniec miesiąca obniżające dochód: terminowe opłacanie składek ZUS!
Wielu przedsiębiorców zapomina o bardzo ważnej zasadzie!
Składki na ubezpieczenia społeczne (ZUS) są kosztem uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy zostaną zapłacone w terminie.
Jeśli zapłacisz je po terminie, nie możesz ich zaliczyć do kosztów.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o PIT:
„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenia społeczne, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, jeżeli nie zostały opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów.”
Podsumowanie innych form obniżania dochodu
Środki trwałe i wyposażenie:
zakupy do 10 000 zł można wrzucić jednorazowo w koszty;
jednorazowa amortyzacja dla małych podatników (do 230 455 zł rocznie);
wymiana starego wyposażenia (po amortyzacji) na nowe.
Zakupy materiałów i towarów:
przewiduj zużycie i z wyprzedzeniem kupuj zapasy;
pamiętaj o kosztach magazynowania i zamrożonej gotówce.
Usługi z wyprzedzeniem:
płatności z góry za księgowość, IT, marketing;
zapłata za planowany remont biura, identyfikację wizualną, stronę www.
Premie i dodatki:
premie dla pracowników są KUP w miesiącu naliczenia (nie wypłaty);
dla zleceniobiorców: liczy się data wypłaty!
Podsumowując: Pracuj mądrze, a nie ciężko…
… i pamiętaj, że przedsiębiorca to osoba, która wszelkimi możliwymi sposobami zgodnymi z prawem dąży do optymalizacji zysków, a nie do płacenia podatków.
Wszystkiego zyskownego!
Najlepsza inwestycja w dobre koszty to:
Książka „Budżet Firmowy” da Ci wskazówki dotyczące zarządzaniem finansami w firmie, „Zwycięski Zespół” pokaże jak zarządzać pracownikami i jak optymalizować procesy.
Kurs Budżet i Finanse Firmowe dla Przedsiębiorców to kompletny zestaw narzędzi, plików z instrukcjami wideo do samodzielnego ułożenia i zarządzania budżetem.
Chcesz więcej?
Przeczytaj artykuł o optymalizacji podatkowej:
2 Responses
Bardzo inspirujący i świetny materiał! Dzięki wielkie!
Dzięki za ocenę