Do napisania artykułu o tym, jak poprawić efektywność pracownika zainspirowało mnie pytanie zadane przez uczestnika kursu online „Zwycięski Zespół” w jednej z lekcji. Pan Mariusz napisał:
„Daję pracownikowi listę zadań do wykonania oraz czas na ich realizację. Przeszkoliłem go wcześniej w jaki sposób chcę, aby je wykonywał, żeby zmieścił się w zadanym czasie. Z tego co zauważyłem, robi wiele niepotrzebnych rzeczy przez co wykonanie zadań nie mieści się w czasie. Dodam, że pracownik stara się, ale czas wykonania zadań pozostawia dużo do życzenia. Jak można byłoby rozwiązać ten problem?”
Konsultując i szkoląc przedsiębiorców, zauważam, że jakość i czas przeznaczony na wykonanie danych zadań pozostawia wiele do życzenia. Wiele osób powtarza, że „jeśli coś ma być dobrze wykonane, powinni zrobić to sami”.
Czyli mamy pracownika, który otrzymał listę zadań oraz czas realizacji. On się stara, ale albo nie mieści się w czasie, albo robi niepotrzebne lub wykraczające poza plan. A nam zależy na tym, aby poprawić efektywność jego pracy, bez zniechęcania go do dalszego angażowania się.
Jak zadbać o sprawne wykonanie zadań przez pracownika w standardzie jakiego oczekujemy?
Pomimo tego, że możemy być przekonani, że lista zadań, którą mu przekazaliśmy, jest wystarczająca, to ja zawsze w takiej sytuacji cierpliwie wracam do podstaw. Oto one:
1. Wzorzec
Pierwszym podstawowym elementem jest upewnienie się, że pracownik rozumie, czego od niego się oczekuje. Każdy z nas dokłada starań, aby wykonać swoją pracę jak najlepiej. Ale najczęściej jest tak, że każdy z nas inaczej wyobraża sobie standard wykonania danego zadania.
Dlatego kluczowe jest upewnienie się, że pracownik zna i rozumie wzorzec. To właśnie nieustanne przypominanie wzorca jest kluczowe i wymaga naszej cierpliwości. Wzorzec wykonania pracy, zadań najlepiej zademonstrować, pokazać na wideo lub na zdjęciach.
2. Powód „DLACZEGO” – motywacja i sens
Drugim elementem jest racjonalne wytłumaczenie, dlaczego właśnie taki sposób i powtarzalność są istotne. Nasze umysły są tak skonstruowane, że nieustannie szukamy powodów „dlaczego”. Dlatego przydzielając zadania, zawsze przetestuj wytłumaczenie, dlaczego właśnie takiej jakości oczekujesz.
Dzięki temu Twój rozmówca przyjmie powody, które mu przekażesz, i nie będzie szukał własnych. Przykład poniżej:
| Standardowa prośba | Precyzyjne wytłumaczenie | Powód „dlaczego” |
|---|---|---|
| Ustaw produkty na półce | Ustaw produkty według kolejności używania – od lewej pierwszy, z prawej ostatni | Unikamy błędów i przyspieszamy pracę |
| Posprzątaj gabinet | Posprzątaj według listy i wzorca zdjęcia, nie zapomnij o zapachu i przewietrzeniu | Szef zwraca uwagę na szczegóły i ceni porządek |
Przedzielanie wzorca można podsumować jednym zdaniem:
Przedsiębiorcy nie dostają tego, czego chcą, ponieważ albo nie wiedzą, albo nie potrafią wytłumaczyć, czego potrzebują.
Poniżej znajduje się humorystyczny film demonstrujący precyzyjność w komunikatach.
3. Ustalanie priorytetów – metoda ABCDE
Kolejnym elementem jest podział zadań na te priorytetowe oraz na pomocnicze. Tu przyda się metoda ABCDE według Briana Tracy:
A: zadania najważniejsze, nie zrobisz – będą konsekwencje
B: ważne, ale nie krytyczne
C: przyjemne, ale niekonieczne
D: deleguj
E: eliminuj – są zbędne
🎥 Zobacz nagranie Tracy’ego:
Kiedy mamy pewność, że pracownik rozumie sposób i wzorzec wykonania danego zadania, wie które zadania są priorytetowe dla firmy możemy przejść do utrwalania tych wzorców.
Obserwacja i rozmowa: job shadowing
Polega to na tym, aby, obserwując pracę pracownika zidentyfikować rzeczy, których nie ma w instrukcji, a na które zużył czas. Może się okazać, że
- nie zna priorytetów,
- traci czas na drobiazgi,
- perfekcjonizm go spowalnia,
- ma trudność w trzymaniu się instrukcji
- ktoś lub coś go rozprasza – inne osoby, niesprawne narzędzia, hałas…
- brakuje mu kompetencji.
Rozmowa 1:1 – nie oceniamy, rozwijamy
Przetestuj schemat:
doceniam starania > wskazuję co poprawić i dlaczego > okazuję wsparcie
„Doceniam Twoje zaangażowanie. Widać, że chcesz zrobić dobrze. Ale musimy popracować nad tempem, żebyśmy osiągali efekty na czas. Zobaczmy wspólnie, co możemy poprawić”.
Zadaj pytania:
Co Twoim zdaniem powoduje, że nie wyrabiasz się w czasie?
Czy wiesz, co możesz sobie odpuścić, a co jest kluczowe w tym zadaniu?
Jak myślisz, gdzie Twoim zdaniem uciekają minuty? Gdzie tracisz czas?
Narzędzia wspierające efektywność
Szkolenie „ramię w ramię” – pokazanie tempa i standardu, praca z drugim pracownikiem )(ekspertem)
Ustalony czas: „Masz godzinę – jeśli nie dasz rady, przerywasz i kontaktujesz się ze mną”
Lista rzeczy zakazanych: „Nie analizujemy więcej niż X, nie robimy tego bez zgody Y”
Codzienne lub cykliczne podsumowanie:
Co zrobiłem?
Ile to trwało?
Co mogłem pominąć?
Jak mogę to skrócić?
Informacja zwrotna: szybko, konkretnie, pozytywnie
Kiedy pracownik zrobi coś dobrze lub nadal niewystarczająco dobrze, nie czekaj z feedbackiem i natychmiast go o tym poinformuj.
„Dzisiaj zrobiłeś zadanie X w ustalonym czasie. Super, pielęgnuj to.” „Zadanie Y znowu się przeciągnęło – co się stało? Jak usprawnić to następnym razem?”
Doceniaj każdy postęp – przyłapuj na robieniu dobrze!
Pamiętaj, aby doceniać postęp, nawet jeśli tylko jedno zadanie poszło lepiej. Na etapie uczenia lub wdrażania staramy się przyłapywać go na rzeczach dobrych i cały czas pokazywać mu wzorce.
Kiedy mamy już pewność, że pracownik się usamodzielnił – w kursie „Zwycięski Zespół”, omawiam moment przejścia z etapu wdrażania do samodzielności – to dopiero wtedy przestajemy go chwalić, a dobre wykonanie zadania traktujemy jako standard.
Gdy nic nie działa – pora na decyzje
Jeśli powyższe punkty nie pomogą, rozważ następujące rzeczy:
- Przejrzyj zakres zadań i sprawdź, czy są dobrze dopasowane do możliwości firmy oraz pracownika. Czasem menedżer ma zbyt ambitny plan.
- Przejrzyj system motywacyjny – może płacisz za spędzanie czasu w firmie, a oczekujesz pracy akordowej.
- Wykonaj jeden z wielu testów na styl pracy, na przykład takich jak FRIS – może na danym stanowisku potrzebujesz osoby zorientowanej na cele, a pracę przydzielasz osobie bardzo analitycznej lub relacyjnej, lubiącej dyskusje i spędzanie czasu w grupie.
- Zadaj sobie dwa pytania:
- Czy zatrudniłbym go raz jeszcze?
- Czy będę żałował, jeśli sam się zwolni?
Jeśli odpowiedź na obydwa pytania jest negatywna, wiesz, co robić: Zatrudniaj powoli, zwalniaj szybko i koniecznie zainwestuj w kurs Zwycięski Zespół lub minimum w książkę pod tym samym tytułem.
Wiedza, ktora zwraca się po pierwszym użyciu:
Książka „Zwycięski Zespół” da Ci wiedzę, jak mądrze zarządzać pracownikami.
Kurs Zwycięski Zespół Da Ci narzędzia i wytłumaczy krok po kroku, jak zarządzać pracownikami.
