Czy chcesz usamodzielnić firmę? Czy chcesz aby Twoja firma działała płynnie nawet wtedy gdy wyjeżdżasz lub zajmujesz się czymś innym?
Jeśli tak, to ten artykuł jest dla Ciebie.
Wyobraź sobie, że planujesz kolejne wakacje w tym roku. Siedzisz z rodziną i znajomymi wymyślając dokąd pojedziecie i jak spędzicie czas. A najlepsze jest to, że w ogóle nie myślisz o pracy ponieważ masz pewność, ze podczas Twojej nieobecności firma działa jak przysłowiowy „szwajcarski zegarek”.
Każda z osób pracuje według ustalonych schematów i określonych standardów, klienci są zadowoleni z dostarczonych usług, a Ty wiesz, że po powrocie nic Cię nie zaskoczy. Moi klienci mówią „mamy do czego wracać:-)”
Czy chcesz usamodzielnić firmę, aby to wszystko było możliwe? Odpowiedź jest jedna: musisz stworzyć sprawnie działający system. Pomogą Ci w tym narzędzia, które z powodzeniem stosują największe światowe firmy. Jednak Ty musisz je dopasować do skali swojego biznesu.
Wdrożenie map procesowych, procedur i list kontrolnych zapewni Ci spokój i da poczucie bezpieczeństwa. Wiesz, że nawet gdy Ciebie nie ma, każda osoba doskonale wie co ma zrobić, a w razie wątpliwości umie sama znaleźć odpowiedź.
Często jest tak, że przedsiębiorcy z którymi współpracuję podkreślają, że muszą cały czas „trwać na posterunku” by odpowiednio zareagować gdy zajdzie taka potrzeba. Każdego dnia odpowiadają na wciąż te same, powtarzające się pytania, rozwiewają te same dylematy. Sprawia to, ze nawet myśl o kilku dniach nieobecności napawa ich lękiem.
A najgorsze jest to, że uświadamiają sobie, że tak naprawdę to nie oni mają firmę, a firma ma ich!
Mówię wtedy:
Kiedy jesteś głównym trybem w firmie, to jesteś również głównym klinem.
Chcę Ci powiedzieć, ze wcale nie musi tak być. Przedstawiam Ci moją klientkę, której klientem stały się również moje firmy. Poznaj Małgorzatę Wierzbicką z Saule Consulting, która współtworzyła ten wpis.
7 lat temu zaczęła tworzyć mapy procesowe, procedury, listy kontrolne – narzędzia, które pomagają uporządkować firmę i sprawiają, ze pracownicy znają zakres swoich obowiązków
W 5 krajach przygotowywała mapy procesowe i procedury dla polskich i międzynarodowych firm.
W efekcie opracowała ponad 1000 narzędzi które usprawniły pracę kilkudziesięciu firmom.
Te narzędzia są zarówno dla osób, które myślą o założeniu firmy i chcą już na początkowym etapie wyznaczyć zadania, standardy oraz plan działania (ile osób i na jakim stanowisku będą zatrudniać). Jak i dla osób, które już zatrudniają pracowników lub chcą zacząć zatrudniać natomiast zależy im na automatyzacji swojego biznesu. Prawdę mówiąc to im szybciej zaczniesz tym szybciej zyskasz czas na rzeczy ważne. Pewno zastanawiasz się co to są dokładnie za narzędzia.
Ostatnio Małgorzata opracowała kurs on-line do samodzielnej pracy; https://vod.adamgrzesik.pl/product/spraw-aby-twoja-firma-dzialala-samodzielnie/
Mapy procesowe
To schematy pokazujące ścieżkę klienta lub pracownika. Jest to rysunek, na którym każda osoba zaangażowana w dane zadanie ma jasno wskazany zakres odpowiedzialności i to co musi zrobić na poszczególnych etapach (np. kiedy kontaktuje się z innym działem). Dzięki temu pracownicy rozumieją, że są częścią większej całości. Rozumieją mechanizmy działające w firmach. Kolejną korzyścią jest to, że rysując taką mapę zaczynasz dostrzegać tzw. wąskie gardła, czyli miejsca w których proces może nie działać tak jak tego oczekujesz.
Nagraliśmy o tym specjalny odcinek podcastu (radio na życzenie) – wejdź na stronę Zarabiamwbiznesie.pl [kliknij] i posłuchaj.
Procedura
To spisana instrukcja dla pracownika zawierająca zrzuty ekranu, zdjęcia. Opisuje ona każdą czynność krok po kroku tak, aby każda, nawet niedoświadczona osoba, mogła wykonać dane zadanie.
Dla przykładu w salonie Piękne Ciało, którego jestem właścicielem proces wdrażania nowej kosmetyczki do pracy skrócił się z 6 miesięcy do miesiąca. Łącznie z jej egzaminowaniem.
Lista Kontrolna
To spisane najważniejsze rzeczy, które musimy sprawdzić zanim przejdziemy do kolejnego kroku. To trochę tak jak pieczecie ciasto i sprawdzacie z przepisem czy niczego nie zapomnieliście dodać na tym etapie.
Jak się do tego zabrać?
Wszystko zaczyna się od tego aby popatrzeć „z boskiej perspektywy” na swoją firmę. Puścić sobie w wyobraźni film z poszczególnych procesów, a następnie przenieść to na papier lub do komputera. Istnieje wiele dostępnych na rynku programów umożliwiających narysowanie mapy np. Bizagi, Visio, Draw.io i możesz to spróbować zrobić samodzielnie!
To na co musisz zwrócić uwagę to to, aby narysowana przez Ciebie mapa była spójna logicznie, merytorycznie oraz wizualnie. Jeśli któregoś z tych 3 elementów zabraknie mapa nie spełni swojej roli, a co najgorsze spowoduję zamieszanie w firmie i frustrację pracowników.
Następnie należy przetestować mapę, procedury i listy kontrolne. Dać je pracownikom i sprawdzić jak sobie z nimi radzą. Nanieść koniczne poprawki i proces powtórzyć.
Pomimo tego, że może się to wydać pracochłonne, a dla większości właścicieli firm niewykonalne, to zaufaj mi.. warto, bardzo warto. Wakacje, spokój i zadowoleni klienci są tego warci.
Mapy procesowe, procedury to nowoczesne narzędzia, które usprawniają pracę i obniżają koszty. To co wzbudza największe emocje to poczucie spokoju i pewność, że Twoja Firma ciężko pracuje dla Ciebie, a Ty możesz cieszyć się wolnością i korzystać z życia.
Osobiście rekomenduję Ci kontakt z Saule Consulting – „oswoją” dla Ciebie mapy procesowe, procedury i listy kontrolne www.saule-consulting.pl Rozmowa niewiele kosztuje, a możesz sprawdzić i podpytać.
Pamiętaj o podcaście ZarabiamwBiznesie.pl – znajdziesz tam obszerny wywiad z Małgorzatą Wierzbicką.
Dodatkowo zajrzyj na stronę http://vod.adamgrzesik.pl po dużo więcej:
