Największy błąd firm usługowych: wyceniasz godzinę pracy, ale nie wiesz, ile ona naprawdę kosztuje. Robisz to na wyczucie lub kopiując konkurencję.
KALKULATOR znajdziesz poniżej ↓
Zarządzam od ponad 25 lat, a od ponad 15 lat prowadzę własne firmy. Przez ten czas rozmawiałem z setkami właścicieli firm usługowych — warsztatów, salonów, agencji, firm budowlanych, remontowych, transportowych. Różne branże, różne miasta, różna skala. Ale jeden błąd pojawia się wszędzie i u prawie wszystkich.
Źle wyceniają swoją pracę.
Nie mówię o tym, że biorą za mało, bo są nieśmiali albo boją się klientów. Mówię o czymś głębszym: większość właścicieli firm usługowych po prostu nie wie, ile naprawdę kosztuje jedna godzina pracy ich firmy.
I właśnie dlatego — nawet jeśli mają pełny grafik i pracują od rana do wieczora — na koniec miesiąca, kwartału, roku zostaje im mniej, niż powinno.
Skąd bierzesz swoją stawkę RBH? Znam odpowiedź.
Kiedy pytam właściciela firmy, skąd wziął swoją cenę za godzinę albo za usługę, najczęściej słyszę jedną z trzech odpowiedzi:
Pierwsze: „Sprawdziłem, ile biorą inni w okolicy.” To najpopularniejsza metoda i jednocześnie najgorsza. Bo większość firm w Twojej okolicy też patrzy na innych. I tak wszyscy kopiują od siebie stawkę, która nie pozwala nikomu normalnie zarobić.
Rynek cenowy w wielu branżach usługowych jest zaniżony właśnie dlatego, że firmy nie liczą — one naśladują.
Drugie: „Liczę koszt materiałów i wynagrodzeń pracowników.” To już coś. Ale to tylko część kosztów — i zazwyczaj ta mniejsza. Firma to nie tylko materiały i pensje. To dziesiątki innych wydatków, które ktoś musi pokryć. A pokrywa je właściciel — ze swojego potencjalnego zysku.
Trzecie: „Czuję, że tyle powinienem brać.” Na to nie mam komentarza. Przeczucie nie zapłaci ZUS-u ani raty leasingu.
Każda z tych trzech metod ma ten sam problem: nie odpowiada na fundamentalne pytanie. Ile kosztuje jedna godzina pracy w Twojej firmie — ze wszystkimi rocznymi (!) kosztami, jakie ta firma generuje?
Wyobraź sobie, że nie wiesz, ile kosztuje Cię jazda autem
Znasz cenę paliwa. Ale czy liczysz ubezpieczenie, przeglądy, opony, amortyzację, ewentualny kredyt na zakup? Większość ludzi nie liczy. I dlatego myślą, że kilometry są tanie — aż do momentu, gdy zestawią je z rzeczywistymi wydatkami w ciągu roku.
W firmie usługowej jest dokładnie tak samo. Widzisz przychody. Widzisz pensje i faktury za materiały. Ale między tymi dwiema rzeczami jest cała masa kosztów, które ktoś musi pokryć. I jeśli nie pokrywasz ich ceną swoich usług — pokrywasz je własnym zyskem. Albo własnymi oszczędnościami. Albo kredytem.
Firma może wyglądać dobrze z zewnątrz — pełny grafik, regularnie wpływająca gotówka, pracownicy zajęci robotą — i jednocześnie powoli się zjadać.
- Nie ma pieniędzy na wymianę sprzętu, który się zużył.
- Rosną zaległości wobec dostawców.
- Brane są kolejne kredyty, wierząc, że kiedyś będzie lepiej.
- Właściciel od miesięcy nie wyciąga ze biznesu ani złotówki na swoje potrzeby.
Brzmi znajomo? To nie jest problem sprzedażowy ani marketingowy. To jest problem złej kalkulacji.
Dobra wycena roboczogodziny to nie nieustanne podnoszenie cen, tylko coś zupełnie innego.
W tym artykule udowodnię ci, że możesz mieć uczciwe ceny, które zaakceptuje rynek, i jednocześnie zarabiać godne pieniądze, na które zasługujesz.
Wszystko zaczyna się od uświadomienia sobie, poniżej jakiej kwoty zaczynasz dokładać do biznesu i kopać pod sobą dół.
Drugi etap to oszacowanie własnych możliwości i tego, czy przy aktualnych kosztach możesz lepiej zarabiać dzięki lepszemu zarządzaniu procesami, czyli organizacją pracy.
Kolejna część to odpowiedzenie sobie na pytanie, jakich zysków oczekujesz od swojej firmy oraz poznanie prawdziwej ceny sprzedaży jednej roboczogodziny, która zapewni Ci takie profity.
W kolejnym kroku porównanie tego ze stawkami rynkowymi i odpowiedzenie sobie na pytanie, czy mogę zmienić system prezentowania ceny oraz rozmów z klientami, aby obronić nową stawkę, lub jakie kroki podjąć, aby przestać dokładać do biznesu.
Zapraszam.
Od czego zaczyna się dobra wycena roboczogodziny
Zanim podzielisz cokolwiek przez cokolwiek, musisz zebrać w jednym miejscu wszystkie roczne koszty prowadzenia swojej firmy. Nie tylko te oczywiste. Wszystkie. Podręczny kalkulator umieszczony poniżej pomoże Ci w tym.
- Roczne koszty stałe prowadzenia firmy to podstawa — wynagrodzenia, ZUSy, składki zdrowotne, księgowość, czynsz za lokal, telefony, abonamenty, ubezpieczenia, paliwo służbowe. Wszystko to, co płacisz co miesiąc niezależnie od tego, czy masz zlecenia, czy nie. Zsumuj to w ujęciu rocznym.
Szczególną uwagę zwróć na jednorazowe roczne koszty: licencje, serwisy, ubezpieczenia, spotkania świąteczne, ogrzewanie…
Koszty odtworzeniowe to coś, o czym większość właścicieli w ogóle nie myśli przy wycenie. Twoje narzędzia, urządzenia i sprzęt się zużywają. Wiertarka ma swój przebieg. Maszyna ma swoje roboczogodziny. Auto serwisowe potrzebuje opon i serwisów. Jeśli nie odkładasz na te wydatki systematycznie — prędzej czy później zapłacisz za nie z własnej kieszeni albo weźmiesz kredyt. Ten koszt musi być w cenie godziny pracy. Dlatego podlicz, ile sprzętu musisz wymienić, wyremontować, i dopisz to do kalkulacji.
Koszty inwestycji w nowy sprzęt — jeśli w tym roku planujesz zakup nowego urządzenia, wzięcie czegoś w leasing albo modernizację warsztatu, to ile wyniesie Cię to w skali roku? Rata leasingowa, wkład własny rozłożony na czas użytkowania — to są koszty prowadzenia firmy, nie Twoje prywatne wydatki. Dlatego, jeśli planujesz nowe maszyny lub samochody, to w zależności od sposobu ich zakupu, zapisz, ile w skali roku będziesz potrzebować na to pieniędzy.
Koszty kapitału — jeśli korzystasz z kredytu obrotowego, leasingu, pożyczki od banku albo od rodziny, to odsetki są kosztem. Jeśli Twoi klienci płacą z 30- lub 60-dniowym opóźnieniem, a Ty w tym czasie kredytujesz ich swoją gotówką — to też ma cenę. Ten koszt powinien być w Twojej stawce. Dlatego w kolejnej pozycji dobrze jest podsumować po prostu koszty odsetek. Możesz, i często ludzie je wpisują, w rocznych kosztach prowadzenia firmy. Ja zawsze rekomenduję, aby je wydzielić, ponieważ jest to koszt, z którego w przyszłości będziesz mógł zejść nawet do zera.
Koszty spłaty starych zobowiązań — wziąłeś kiedyś kredyt na uruchomienie firmy? Na utrzymanie jej przez gorszy rok? Włożyłeś własne pieniądze, które chcesz odzyskać, lub pożyczone od znajomych i te raty płacisz dzisiaj. To jest koszt prowadzenia tego biznesu — nawet jeśli wydatek był dawno temu.
Inne koszty dodatkowe — marketing, szkolenia, rezerwa na nieprzewidziane sytuacje, a bardzo często też własne wynagrodzenie właściciela. To ostatnie jest szczególnie ważne: jeśli jesteś właścicielem i nie wliczasz swojego czasu w koszty firmy, to de facto pracujesz za darmo. Twój czas jest zasobem firmy i musi mieć swoją cenę. Nie mam na myśli w tym punkcie jakichś zysków, tylko normalną pensję, czyli pieniądze, które potrzebujesz na życie.
Przedsiębiorcy bardzo często wszystkie koszta wrzucają do jednego worka. Rekomenduję podział właśnie na takie 6 kategorii, ponieważ każdą z nich można inaczej zarządzać i każdą z nich można optymalizować.
- Twoja konkurencja może mieć niższe stawki, bo być może ma już zapłacony dobry sprzęt i nie musi inwestować w jego odtworzenie lub nabycie.
- Twoja konkurencja może mieć niższe stawki, bo nie musi spłacać starych długów lub odsetek od pożyczek.
- Twoja konkurencja może mieć niższe stawki, bo jej właścicielowi wystarczy 10 tysięcy złotych na życie, a nie 30 tysięcy.
Teraz podziel koszty, … ale przez właściwą liczbę
Kiedy masz zsumowane roczne koszty, czas na dzielenie. I tu pojawia się kolejna pułapka.
Większość właścicieli bierze 8 godzin razy 250 dni roboczych i wychodzi im 2000 godzin rocznie. Pięknie. Tylko że firma nie sprzedaje 2000 godzin. Sprzedaje godziny, za które klient faktycznie płaci.
Reszta to administracja, dojazdy, czas oczekiwania na zlecenia, urlopy, choroby, szkolenia, naprawy sprzętu, spotkania z klientami, które nie doprowadziły do zlecenia. Realna liczba płatnych godzin na pracownika w firmie usługowej to często 60–70% czasu nominalnego. Czasem mniej.
Dlatego przy kalkulacji stawki powinieneś używać dwóch liczb:
Pierwsza to ile godzin faktycznie teraz sprzedajesz — za ile godzin rocznie klienci naprawdę Ci płacą. To jest Twoja dzisiejsza rzeczywistość. Bardzo często trudna do skalkulowania, ale zdecydowanie warto oszacować dzisiaj aktualną liczbę godzin rocznie zapłaconą przez klientów.
Druga to ile godzin rocznie mógłbyś sprzedawać — jeśli firma pracowałaby efektywnie. To Twój dzisiejszy „szklany sufit”. Dla jednego etatu to często okolice 130 płatnych godzin miesięcznie, jeśli dobrze zorganizujesz pracę i sprzedaż.
2000h rocznie – 26 dni urlopu x 8h – średnio 15 dni choroby x 8h = 130h do dyspozycji na pracownika.
Te dwie liczby dają dwa różne wyniki kalkulacji. Różnica między nimi pokazuje Ci, jak bardzo Twoja aktualna efektywność podnosi minimalną stawkę — i co się stanie z Twoją ceną, gdy zaczniesz lepiej wypełniać czas pracy.
Dołóż zysk — bo samo pokrycie kosztów to jeszcze nie sukces
Kiedy koszty są pokryte — to jest próg rentowności Twojej firmy. Poniżej tego progu tracisz. Powyżej — zaczynasz zarabiać.
Ale samo wyjście na zero to chyba nie jest Twój cel?
Prowadzisz firmę po to, żeby zarabiać — żeby mieć pieniądze na życie, na inwestycje, na wolność. Dlatego do kalkulacji musisz dołożyć oczekiwany zysk roczny. Kwotę, którą chcesz wypracować ponad koszty. Podziel ją przez liczbę godzin i dodaj do stawki kosztowej.
Dopiero wtedy masz pełną odpowiedź: tyle powinna kosztować jedna roboczogodzina Twojej firmy. Uwaga bez uwzględnienia podatków.
Jeśli chcesz uwzględnić podatki, to pełen kalkulator w Excelu, który możesz dopasować do swoich potrzeb, znajdziesz w Narzędziach Przedsiębiorcy.oraz w Budżecie Firmowym.
Policz to teraz — kalkulator poniżej
Żeby nie zostało to tylko teorią, przygotowałem uproszczony kalkulator, w którym możesz wpisać swoje liczby i od razu zobaczyć wynik. Podajesz roczne koszty w sześciu kategoriach, aktualną i potencjalną liczbę sprzedawanych godzin oraz oczekiwany zysk — a kalkulator pokazuje minimalną stawkę netto za jedną roboczą godzinę w obu scenariuszach.
Wypełnij pola poniżej, a kalkulator policzy minimalną stawkę za godzinę pracy — bez zgadywania i bez zostawiania pieniędzy na stole.
| Składnik kosztu | Rocznie (zł) | Na 1 RBH (aktualnie) | Na 1 RBH (max) |
|---|
Wynik to minimalna stawka pokrywająca koszty i zysk. Nie uwzględnia podatku dochodowego ani VAT — dolicz je odpowiednio do stawki netto.
Wynik, który widzisz, to minimalna stawka netto — bez podatku dochodowego i bez VAT. Zanim podasz cenę klientowi, dolicz je.
Jeśli wynik Cię zaskoczył — dobrze. Po to to ćwiczenie jest.
Rynek nie wie, ile kosztuje prowadzenie Twojej firmy. Tylko Ty to wiesz. Albo właśnie się dowiedziałeś.
To jest tylko jeden prosty kalkulator
Na koniec ważna uwaga: ten kalkulator liczy stawkę roboczogodziny. To solidna podstawa, ale to tylko jeden ze sposobów wyceniania usług.
Jeśli Twoja firma ma katalog usług — nie rozlicza się z samych godzin, tylko z konkretnych usług, pakietów, abonamentów — to wyceniasz inaczej. Masz inną logikę, inne zasady kalkulacji, inne pułapki.
Katalog usług to też zupełnie inny poziom kontroli nad zyskiem i dużo większa możliwość zarabiania — jeśli jest dobrze skonstruowany.
Inne kalkulatory, gotowe szablony i cały system wyceny usług — zarówno w modelu godzinowym, jak i katalogowym — znajdziesz w moim kursie Narzędzia Przedsiębiorcy. Jeśli chcesz przestać zgadywać i zacząć naprawdę liczyć, zapraszam.
Kliknij na zdjęcie poniżej i zajrzyj do zestawu dziesięciu kalkulatorów, które możesz dopasować do potrzeb i możliwości Twojej firmy.
