Jak wyceniać usługi aby nie być stratnym – płynność finansowa w firmie usługowej

Jak kalkulować swoją ofertę, aby być pewnym konkretnych zysków? Jak i za co kasować klienta, aby go nie urazić? Jak i na czym zarabiać w firmie usługowej? O tym właśnie jest ten krótki artykuł.

Kiedy prowadzisz firmę usługową to korzystasz z umiejętności manualnych swoich i twoich pracowników i materiałów, które zużywasz w tej usłudze.

W kosmetologi, medycynie, stomatologi będą to zabiegi oraz kosmetyki, środki jednorazowe, plomby… zużyte w tych procesach.

W usługach budowlanych, remontowych, mechanice samochodowej będzie to również praca techników, ale materiały będą prawdopodobnie stanowić spory koszt usługi. Często będą też wyszczególniane osobno w rachunkach.

Co łączy wszystkie usługi? Łączy je czas pracy i jakość, często określana solidnością. A jeśli chodzi o czas to niestety jest on ograniczony. Jak więc wyceniać usługi aby nie być stratnym?

Zapewne znasz już trójkąt czas – jakość – pieniądze i to, że możesz mieć tylko dwie z nich.

Firma Krzak – szybko, tanio i na byle jak.

Najważniejszą rzeczą jest odpowiednia kalkulacja kosztu zużytego czasu i zestawienie go z czasem, za który płaci klient.

Standard – jakość, za którą klient jest gotów zapłacić

Zanim jednak to zrobisz należy określić solidność czyli jakość, standard w którym ma zostać wykonana usługa, którą sprzedajesz.

Piszę, o tym ponieważ są osoby które dokładają olbrzymiego wysiłku, który kosztuje dużo czasu, a klienci płacą im za standard. Dlatego najpierw należy sobie określić standard, którego oczekują klienci i za który są gotowi zapłacić.

Daj klientom to czego oczekują o usługi. Zrób to minimalnym możliwym nakładem środków finansowych i czasu pracy.

Następnym krokiem jest określenie czasu wykonania danej usługi. W branżach takich jak budownictwo, mechanika samochodowa itp. Istnieją specjalne normy czasów pracy (roboczogodziny RBH), które możesz znaleźć w internecie lub w lokalnych Izbach Rzemieślniczych.

Niezależnie od ogólnodostępnych norm, każdy we własnej firmie powinien określić czas wykonania danej usługi oraz czasy dojazdu do klienta, a dodatkowo należy wycenić cenę roboczogodziny niestandardowej. Takiej kiedy robimy nowe lub nienormowane rzeczy dla klientów.

Kiedy mamy to wszystko wykonane czas na obliczenie kosztów naszych roboczogodzin i kalkulacji zysków.

Aby to zrobić należy … prowadzić Budżet Firmowy ponieważ dzięki temu dobrze zakwalifikujesz koszty do zmiennych (związane bezpośrednio ze sprzedażą) i do stałych (koszty prowadzenia firmy).

Jeśli tego nie prowadzisz budżetu poproś księgową o przesłanie rachunku wyników w przypadku spółki lub książki przychodów i rozchodów w przypadku działalności gospodarczej. Następnie wybierz jak najdłuższy okres czasu (optymalnie rok) i od wszystkich kosztów odejmij koszty zakupu towarów i materiałów (to koszty zmienne). Pozostała wartość będzie stanowić Twoje koszty stałe.

Jeśli prowadzisz budżet firmowy zsumuj koszy stałe:

  • administracyjne; czynsze, media, kawy, herbaty
  • transportu; leasingi, zużycie paliwa, opłaty, ubezpieczenia
  • wynagrodzenia; pensje, ZUSy, PITy, BHP, szkolenia,
  • usługi obce; księgowe, kadrowe, prawnicze, sprzątania,
  • koszty reklam i marketingu
  • koszty amortyzacji lub raty od inwestycji i odsetki od kredytów
  • inne, które ponosisz niezależnie od tego czy sprzedajesz czy nie

Przykładowo Twoja mała firma ponosi miesięcznie koszty wysokości 15 000 zł na utrzymanie firmy, 5 000 zł inwestuje w reklamy, 20 000 zł przeznacza na wynagrodzenia, a 10 000 zł to leasingi, raty kredytów i odsetki.

Razem 50 000 zł to koszty stałe średnio-miesięcznie.

Jeśli czujesz, że to nie wszystkie koszty, dodaj kilka- lub kilkanaście procent do nich. Również jeśli przewidujesz wzrost kosztów w nadchodzącym okresie zwiększ ich wartość w swojej kalkulacji. Rekomenduję rozważenie wariantu pesymistycznego i patrzenie krytycznym okiem na wydatki firmy.

Kiedy poznasz średnio-miesięczne koszty prowadzenia swojej firmy podziel je na dni i godziny funkcjonowania firmy.

Przykład naszej omawianej powyżej firmy:

Łącznie z sobotami firma świadczy usługi przez 25 dni miesięcznie.
Koszt dnia to 50 000 pln / 25 dni = 2 000 pln kosztuje jeden dzień jej funkcjonowania.

Firma działa od 09:00 do 19:00 czyli 10 godzin dziennie.
2 000 pln / 10h = 200 zł kosztuje każda godzina funkcjonowania tej firmy.

Jeśli Twój biznes jest okresowy – dla przykładu moje szkolenia – koszty roczne podziel przez liczbę dni, w których świadczysz swoje usługi. Moja działalność szkoleniowa kosztuje mnie 200 tys. rocznie, a na sali szkoleniowej i z klientami spędzam ok. 100 dni rocznie.

200 tys/100 dni = 2 000 zł kosztuje mnie jeden dzień prowadzenia firmy szkoleniowej.

Takie uświadomienie sobie, że utrzymanie firmy kosztuje sprawi, że inaczej zaczniesz patrzeć na pieniądze firmy.

Skoro wiesz już, że w każdej godzinie ponosisz koszty utrzymania firmy usługowej to sprawdźmy ile kosztuje Cię jedna roboczogodzina.

Koszt roboczogodziny

W firmach w czasie jednej godziny kilka osób, stanowisk świadczy usługi. Dlatego najpierw należy sprawdzić gdzie jest Twój „szklany sufit” – maksymalne wykorzystanie czasu pracy, a następnie zestawić to z rzeczywistym wykorzystaniem tego czasu – to za co płaci nam klient.

Maksymalne wykorzystanie czasu sugeruję liczyć na dwa sposoby:

Pierwszy z nich to maksymalne wykorzystanie czasu pracy.

Przykład: Twoja firma jest w miesiącu pracuje przez 21 dni po 10h (09:00 – 19:00) w tygodniu i 4 dni po 5h (09:00 – 14:00) w soboty.

Razem to 21x10h = 210h + 4x5h = 20h czyli 230h.

Firma posiada 5 stanowisk i 5 osób, które mogą świadczyć usługi w tym samym czasie.

Jej maksymalny czas pracy to 230h x 5 stanowisk = 1 150h jednak posiadając tylko 5 osób maksymalny czas pracy to 5 osób x 140h = 700h (21dni x 8h = 168h w pracy – 12h na przerwy i -16h na urlopy).

Na dzień dzisiejszy firma swój potencjał 1 150h może wykorzystać tylko w 60% ponieważ pracownicy mogą pracować maksymalnie przez 700h. W teorii mogłaby zatrudnić jeszcze 3 pracowników dobrze układając grafik.
W praktyce każdy przedsiębiorca powinien te wyliczenia zestawić ze swoją aktualną sytuacją.

Drugi sposób jest bardziej rzeczywisty ponieważ w nim zachęcam do pobrania z systemu lub z list obecności czasu przebywania pracowników w pracy, tzw. Gotowość do pracy. W powyższym przykładzie może się okazać, że pracownicy przywali średnio 660h miesięcznie w pracy.

Ile godzin usługowych sprzedajesz miesięcznie.

No dobrze. Wiesz już za jaki czas zapłaciłeś pracownikom, a teraz czas na policzenie ile tego czasu byliście w stanie „sprzedać” czyli za ile czasu zapłacił lub mógłby zapłącić klient. Jeśli pracujesz na grafikach to sprawa jest prosta, to sytem pokazuje Ci takie dane.

W powyższym przykładzie mogło się okazać, że pracownicy świadczyli usługi tylko przez 500h w miesiącu, a reszta spędzonego czasu to tzw. gotowość do pracy.

Jeśli nie mierzysz czasu ale liczysz ilość obsłużonych klientów, np. serwis z dojazdem do klienta – obsłużone 600 klientów. 600 klientów / 5 pracowników = 120 klientów na pracownika. 120 klientów / 21 dni pracy = 5,7 klienta dziennie.

Kiedy już wyciągniesz z systemu, skalkulujesz te dane nie pozostaje nic innego jak zestawienie ich z kosztami stałymi.

W naszym omawianym przykładzie mogłoby to wyglądać następująco:
Średnio-miesięczny koszt posiadania firmy 50 000 pln dzielimy kolejno przez

Maksymalny możliwy czas świadczenia usług (czas otwarcia firmy) 50 000 pln / 1 150h = 44 zł koszt rbh

Maksymalny aktualny możliwy czas świadczenia usług (czas pracowników do naszej dyspozycji) 50 000 pln / 660 h = 76 zł koszt rbh


Aktualny czas pracy 50 000 pln / 500 h = 100 zł dziś kosztuje tą firmę 1 rbh w koszcie stałym.

W przypadku firmy, która liczy koszty stałe po klientach otrzymamy następujące wyniki: 50 000 pln / 600 klientów = 84 pln koszt stały obsługi jednego klienta.

Takie wyliczenia nie tylko otworzą Ci oczy ale również namacalnie uzmysłowią, że prowadzenie firmy usługowej to przede wszystkim dbanie o optymalne koszty stałe, dobre zarządzanie czasem pracy i skrupulatne rozliczanie przepracowanych godzin.

Posiadając takie dane możemy przejść do kalkulacji naszej oferty.

Ważne! Budżet FirmowyBudżet Firmowy dla firm usługowych zwierają specjalne kalkulatory, które bardzo ułatwią Ci kalkulację cen zysków.

Kalkulacja oferty handlowej w firmie usługowej

Aby wykonać taką kalkulację należy wykonać zestawienie Twojej oferty z czasem przeznaczonym na poszczególne usługi i z dodaniem do tego kosztów zmiennych (zużycie materiałów, które klient otrzymuje w ramach tej usługi, czyli tych za które nie płaci dodatkowo).

Takie zestawienie pokaże Ci czy i ile zarabiasz na każdej usłudze oraz ile zarabiasz na jednej roboczogodzinie.

Jak widać taka wyceniać usług pokaże Ci co zrobić aby nie być stratnym:

  • możesz skrócić czas wykonania usługi
  • możesz podnieść ceny
  • możesz obniżać koszty materiałów lub przenieść ich koszt na klienta
  • możesz lepiej zarządzać czasem pracy
  • możesz lepiej wykorzystywać posiadane stanowiska – rozłożyć koszty stałe na więcej elementów
  • możesz próbować optymalizować koszty stałe
  • możesz zmienić model biznesowy tak aby pozyskiwać klientów na mniej rentowne dla Ciebie usługi i następnie oferować im usługi o wyższej marży.

Najlepsze jest to, że kiedy wykonasz to dla wszystkich usług i uzupełnisz ten arkusz o ilość wykonanych usług w całym roku, zyskasz wiedzę o tym na czym możesz zwiększyć marżę lub zmniejszyć stratę.

Tak naprawdę takie podejście do biznesu to mikro-budżet. Chcąc zarobić miesięcznie np. 20 000 zł należy ten oczekiwany zysk podzielić przez godziny, które zamierzasz sprzedać.

Przykład zysk 20 000 pln / 500 h = 40 zł narzutu na godzinę pracy.

Dzięki temu możesz lepiej skalkulować swoją ofertę. W najprostszej formule należy dodać oczekiwany zysk godzinowy do kosztu godziny.

Tutaj 40 zł oczekiwanego zysku + 100 zł koszt RBH = 140 zł cena ofertowa jednej roboczogodziny.

Cała reszta pracy to uczciwe rozliczanie godzin zużytych dla klienta i fakturowanie go za nie oraz zamiana RBH na ostateczna cenę pojedynczych usług.

Przykład cena usługi 180 zł – w tej cenie 100 zł to koszt rbh, 40 zł zysk, 40 zł koszt zużytych materiałów.

W tym artykule starałem się zainteresować Cię wyceną usług, ale ponieważ wycena usług jest ściśle powiązana z modelem biznesowym, który stosujesz to rekomenduję Ci dopasowanie tych rozwiązań do Twojej firmy poprzez jedno z poniższych narzędzi:

Moje narzędzia dla Ciebie:

Budżet Firmowy w wersji on-line – vod.AdamGrzesik.pl
Budżet Firmowy jako 2-dniowe warsztaty – Budzet-Firmowy.pl
Budżet Firmowy jako konsultacje projektowe – AdamGrzesik.pl/konsultacje

Wszystkiego ZDROWEGO & Zyskownego $


Moja rekomendacja

Zapisz się do newslettera – kliknij tutaj

I natychmiast zyskaj dostęp do bezpłatnego programu 10 Korków Szybkiego Rozwoju Biznesu, w którym pokazuję, jak udoskonalić swoją firmę i jak myśleć o biznesie, aby wycisnąć z niego jak najwięcej i aby dosłownie rósł w oczach – Zapisz się!

Pobierz: 10 Kroków Szybkiego Rozwoju Firmy i dołącz do mojej osobistej listy kontaktów!

 

 

Podziel się:

Dodaj komentarz

Przeczytaj także:

10 Kroków Szybkiego Rozwoju Firmy - POBIERZ WIDEO!

Masz chęć szybciej rozwijać firmę? Sprzedaż, Finanse, Pracownicy? Podaj swoje dane i odbierz dostęp do 10 lekcji wideo, webinaru i dodatkowych materiałów!

Materiał bez opłat i bez zobowiązań! Dostępny w mojej liście mailingowej!

Informacje o nowościach Materiały wideo Webinary

Budżety

Sprzedaż

Zespół

(function(a,l,b,c,r,s){ _nQc=c,r=a.createElement(l),s=a.getElementsByTagName(l)[0]; r.async=1; r.src=l.src=("https:"==a.location.protocol?"https://":"http://")+b; s.parentNode.insertBefore(r,s);}) (document,"script","serve.albacross.com/track.js","89569708");