Jak kalkulować swoją ofertę, aby być pewnym konkretnych zysków?
Jak i za co kasować klienta, aby go nie urazić?
Jak i na czym zarabiać w firmie usługowej?
O tym właśnie jest ten krótki artykuł.
Kiedy prowadzisz firmę usługową to korzystasz z umiejętności manualnych swoich i Twoich pracowników i materiałów, które zużywasz w tej usłudze.
W kosmetologi, medycynie, stomatologi będą to zabiegi oraz kosmetyki, środki jednorazowe, plomby… zużyte w tych procesach.
W usługach budowlanych, remontowych, mechanice samochodowej będzie to również praca techników, ale materiały będą prawdopodobnie stanowić spory koszt usługi. Często będą też wyszczególniane osobno w rachunkach.
Co łączy wszystkie usługi? Łączy je czas pracy i jakość, często określana solidnością. A jeśli chodzi o czas to niestety jest on ograniczony. Jak więc wyceniać usługi aby nie być stratnym?
Na wideo poniżej pokazuję tabele i przykład kalkulacji. Przeczytaj cały artykuł, aby zrozumieć koncepcję i to, skąd biorę te dane.
Być może słyszałeś już o trójkącie czas – jakość – pieniądze. Jest takie powiedzenie, że możesz mieć tylko dwie z nich:
Jeśli zależy Ci na czasie i odpowiedniej jakości, zaakceptujesz wyższą cenę.
Jeśli oczekujesz czegoś tanio i natychmiast, ryzykujesz utratą jakości.
Jeżeli chcesz mieć coś odpowiedniej jakości w przystępnej cenie to zapewne trzeba będzie na to poczekać.
Kiedyś, podczas konsultacji usłyszałem od klienta, że znajomy proponował mu genialny pomysł na biznes. Chciał z nim otworzyć firmę budowlaną i zawojować rynek. Na pytanie jak zamierza to zrobić, usłyszał: „szybko, tanio i na odp…” Cóż rynek jest pełen podobnych firm.
” Firma Krzak – szybko, tanio i na byle jak. „
Jak kalkulować i jak wyceniać usługi
Za moment chyba Cię zaskoczę moim podejściem, które jest zupełnie inne niż to co możesz znaleść w materiałach naukowych lub w internecie.
Jestem praktykiem, a klienci żartują, że stosuję „praktykę podwórkową”, która ma sens i działa:-) – pozwól, że zabiorę Cię do mojego świata, w którym zrozumienie psychologi klienta i dopasowanie się do niej jest kluczem. Postaraj się w tym artykule odkryć sposób myślenia, a dopasujesz go szybko do swoich potrzeb.
Wycena oferty handlowej w firmach usługowych to 5 elementów:
- Standard, jakiego oczekuje klient i za który jest w stanie zapłacić.
- Zadbanie o dotrzymanie tego standardu tak, aby klient miał pewność, że otrzymał to co zostało mu obiecane
- Nadzór i dopilnowanie aby pracownicy wykonali daną usługę w czasie i standardzie, który ustaliliśmy.
- Kalkulacja zysku (straty) z każdej usługi.
- Dopasowanie oferty do naszej strategi marketingowej.
Wycena oferty handlowej: Standard, jakiego oczekuje klient i za który jest w stanie zapłacić.
Na standard danej usługi składa się sposób jej wykonania i czas w jakim to zrobimy. Pamiętajmy, że cena musi być adekwatna do standardu.
W poniższej tabeli pokazuje rolę ceny w procesie decyzyjnym. Chodzi o to, że powinniśmy dopasować standard do danej grupy naszych odbiorców.
Zużywanie dodatkowego czasu, żeby przypodobać się klientom bez zapłaty za niego biznesie usługowym po prostu nie ma sensu.
Daj klientom to czego oczekują od usługi w danym standardzie. Zrób to przy minimalnym możliwym nakładzie środków finansowych i czasu pracy.
Wycena oferty handlowej: Zadbanie o dotrzymanie tego standardu tak, aby klient miał pewność, że otrzymał to co zostało mu obiecane.
Kiedy już opracujemy standard jaki chcemy dać klientowi, czas na zadbanie o to, aby dotrzymać tego standardu i pilnować tego, żeby klient to rozumiał.
Kilka lat temu duża międzynarodowa firma konsultingowa przeprowadziła badanie wśród kierowników biur obsługi klienta i wśród klientów tych firm. Z wywiadu przeprowadzonego wśród kierowników wynikało, że zdecydowana większość z nich (ok. 80%) uczyło swoich pracowników, aby koncentrowali się na przekraczaniu oczekiwań klientów.
Jednak, kiedy zapytano klientów jak oceniają wykonane usługi, to zdecydowana większość z nich (ok. 80%) stwierdziła, że mają problem, ponieważ nie otrzymali podstawowych rzeczy, których się spodziewali.
Co z tego, że pani w hotelowej recepcji jest miła, jeśli otrzymuję niewygodne łóżko, brudny pokój i mało smaczne śniadanie. Co z tego, że barber aktywnie mnie słucha, częstuje dobrą kawą czy whiskey, skoro moja wizyta jest opóźniona o kilkanaście minut a broda jest wycięta nierówno.
Sądzę, że w usługach należy najpierw opracować standard i dotrzymać obietnicy, którą złożyliśmy klientowi, a dopiero później, jeśli nas na to stać przekraczać jego oczekiwania.
Warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden element. Jeżeli raz przekroczymy oczekiwania klienta, zrobimy coś specjalnego dla niego i mu o tym nie powiemy, to kolejnym razem będzie oczekiwać tego samego. Dlaczego? Ponieważ będzie myślał, że to jest standard.
Moja historia:
Podczas jednego z prowadzonych szkoleń na sali pojawił się profesjonalny ekspres do kawy. W kolejnym dniu obsługa hotelowa zamiast ekspresu podała kawę w termosie. Z oburzeniem zgłosiłem się do hotelowego serwisu, od którego usłyszałem, że standardem jest kawa w termosie, a wczoraj, ponieważ mieli wolny ekspres do kawy postanowili mu się przypodobać. Sama koncepcja była dobra, ale ktoś zapomniał mi powiedzieć o tym, że hotel zrobił dla mnie coś wyjątkowego jednorazowo, a ja przyjąłem to jako standard, który następnie nie został dotrzymany.
Opracuj standard, pilnuj go, a jeśli zrobisz coś wyjątkowego zakomunikuj to klientowi.
Wycena oferty handlowej: Nadzór i dopilnowanie, aby pracownicy wykonali daną usługę w czasie i standardzie, który ustaliliśmy.
Rozmawiając o standardzie trzeba pamiętać również o czasie danej usługi, ponieważ w firmach usługowych tak naprawdę handlujemy czasem i jakością. Ma to szczególne znaczenie, kiedy świadczymy usługi projektowe np. prace budowlane, elektryczne, ogrodnicze, remontowe. Bardzo często po ustaleniu ceny klienci zmieniają swoje oczekiwania lub warunki (front robót) sprawiają, że czas ulega wydłużeniu.
W takim przypadku bardzo ważna jest kontrola czasów. Pomaga w tym pilnowanie procesu np. przy użyciu wykresów Gantta i zgłaszanie ewentualnych opóźnień w pracach. Oczywiście jeśli klient zmienia ustalenia lub musimy wykonać dodatkowe prace, to należy jak najszybciej poinformować o tym klienta i oczekiwać za to dodatkowej zapłaty.
Dla przykładu, najczęstszym powodem braku pieniędzy firmach remontowo-budowlanych jest to, że w kalkulacjach uwzględnili np. 1 000 roboczogodzin, a w efekcie zostało zużyte 1 200 i dodatkowo trzeba było naprawiać w wady powstałe w trakcie usług.
Jest takie powiedzenie „kochajmy się jak bracia, liczmy się jak żydzi”.
W tym wypadku poza ceną wykonania usługi należy do precyzować cenę dodatkowych roboczogodzin.
Przykład:
Firma serwisująca moje strony internetowe w cenie miesięcznego abonamentu zapewnia 2 h pracy programistów. Jeśli mam jakieś dodatkowe życzenia lub pojawiają się problemy to za dodatkowe godziny po prostu muszę zapłacić. Niestety wiele firm w imię dobrych relacji nie dolicza czasem swojego zużytego czasu pracy.
Pisałem o czasie, ale jakość wykonanej usługi jest równie ważna. Zadaj sobie pytanie czy wrócił, byś pod taką usługę, czy nie wstydzisz się jakości, którą dostarczają twoi pracownicy?
W salonie kosmetycznym Piękne Ciało klient płacąc za manicure hybrydowy ma świadomość, że:
- korzysta z osobnego gabinetu i nie musi siedzieć ramię w ramię z innymi paniami
- narzędzia są wystylizowane, a autoklaw jest regularnie badany w SANEPIDzie
- lakier jest położony perfekcyjnie, skórki dokładnie wycięte i podmalowane, a na kolejną wizytę przyjdzie wtedy, kiedy pojawią się odrosty, a nie kiedy odpadnie lakier
Najczęściej, nawet najlepeszy plan ma problem z rzeczywistością. Kontroluj czas i jakość – zawsze!
Wycena oferty handlowej: Kalkulacja zysku (straty) z każdej usługi
W celu dobrej kalkulacji opłacalności naszych usług potrzebujemy znać kilka elementów:
- Poziom kosztów stałych, inwestycji i kosztów kapitału w naszej firmie w ujęciu rocznym:
- Koszty administracyjne; czynsze, media, kawy, herbaty
- Koszty transportu; leasingi, zużycie paliwa, opłaty, ubezpieczenia
- Koszty wynagrodzeń; pensje, ZUSy, PITy, BHP, szkolenia,
- Koszty usług obcych; księgowość, kadry, prawnik, sprzątanie,
- Koszty reklam i marketingu
- Koszty amortyzacji lub raty od inwestycji i odsetki od kredytów
- Inne koszty, które ponosimy niezależnie od tego czy sprzedajemy czy nie
Załóżmy, dla potrzeb obliczeń, że utrzymanie małej firmy kosztuje rocznie 600 000 zł
- Liczbę godzin pracy, za które płaci nam klient. Również w ujęciu rocznym. Tutaj często firmę mnożą liczbę pracowników przez liczbę godzin w pracy. 4 osoby razy 150 h daje 600 h miesięcznie, czyli 7200 h rocznie. Niestety, najczęściej klienci nie płacą za czas spędzony przez pracowników w pracy tylko za czas wykonanej usługi. Dlatego warto mieć jakiś system, który da nam takie informacje.
Załóżmy, dla potrzeb obliczeń, że przykładowa firma rocznie sprzedaje 4 pracowników x 150h x 12 miesięcy = 7 200 godzin rocznie
- Trzeci element potrzebny w naszej układance to koszty zmienne (sprzedaży). Zużycie materiałów w danej usłudze i ewentualne premie lub prowizje, których nie uwzględniliśmy w kosztach stałych.
- Ile chcemy zarobić miesięcznie i jak opodatkowana jest nasza działalność.
Wycena roboczogodziny składa się z jednostkowego kosztu stałego i kosztów zmiennych plus ewentualnie jakiś narzut na podatki lub inne potrzeby firmy.
Przykład kalkulacji kosztu 1 RBH
600 000 zł kosztów stałych / 7 200 h = 83,33 zł
Niezależnie od tego możemy obliczyć koszt miesiąca/dnia/godziny/stanowiska:
600 000 zł / 12 miesięcy = 50 000 zł miesięczny koszt utrzymania firmy
50 000 zł / 20 dni = 2 500 zł dzienny koszt utrzymania firmy
2 500 zł / 10h pracy = 250 zł koszt godziny utrzymania firmy
250 zł / 4 stanowiska = 62,50 zł koszt utrzymania godziny stanowiska
Jak obliczyć cenę sprzedaży 1 RBH?
Obliczenie ceny sprzedaży jednej roboczogodziny ma sens dla firm pracujących projektowo –kalkulujących ofertę w oparciu o nakłady czasu pracy.
Załóżmy, że nasz przedsiębiorca chce zarobić 20 000 zł miesięcznie, czyli 240 000 zł rocznie.
240 000 zł oczekiwanego zysku / 7 200 h = 33,33 zł
Jeśli cała działalność jest udokumentowana fakturami (ufiskalniona) to do oczekiwanego zysku możemy dodać narzut na podatek. Przyjmijmy opodatkowanie liniowe 19% i 4,9 składki zdrowotnej, czyli 24% obciążeń podatkowych.
Narzut na podatek to 33,33 zł / (100%-24%) = 33,33 zł / 76% = 43,86 zł
Aby zarobić 240 000 zł cena sprzedaży 1RBH powinna wynieść nie mniej niż
83,33 (koszt RBH) + 43,86 (zysk z narzutem na podatek) = 127,19 zł
Sprawdźmy poprawność obliczeń:
Przychód roczny: 7 200 h x 127,19 zł = 915 768 zł
Koszty stałe: 600 000 zł
Zysk brutto: 315 768 zł
Podatki 19% + 4% 24% x 315 768 = 75 789 zł
Zysk netto 239 979 zł
Poza ceną RBH do usługi należy dodać koszty zużytych materiałów i oczywiście zadbać, aby sprzedać i otrzymać zapłatę za każdą godzinę pracy.
Jak pisałem wcześniej rzeczywistość czasem okazuje się brutalna i nie udaje nam się sprzedać 7200 h, klienci płacą za mniej godzin, a firma zostaje z kosztami pracy.
Znając powyższe parametry możemy je wykorzystać do ofertowania naszych usług.
Wiedząc, ile czasu pracy zużyjemy podczas wykonywania danej usługi, mnożymy go przez cenę sprzedaży tej usługi i dodajemy koszty zmienne oraz inne koszty towarzyszące danej pracy, których nie uwzględniliśmy wcześniej w kosztach stałych.
Jak wycenić całą ofertą handlową?
Prowadząc warsztaty samochodowe, salony kosmetyczne, gabinety stomatologiczne itp. kierując się podobnymi wskazówkami możemy dokonać wyceny pełnej oferty. Obliczenia będą wymagały wiedzy o liczbie wykonanych usług i ich koszcie zmiennym.
Jak mogłaby wyglądać taka wycena oferty?
Dla każdej usługi liczymy koszt zużytego czasu dodajemy koszt materiałów i ewentualnych premii. To daje nam informację, ile kosztuje usługa. Odejmując od aktualnej lub szacowanej ceny koszty usług poznajemy zysk na usłudze. Kiedy zysk na pojedynczej posłudze pomnożymy przez liczbę wykonanych usług dowiemy się, ile zarabiamy na poszczególnych usługach. Suma tych jednostkowych zysków dana informacja o zysku rocznym. Tak jak w poniższej tabeli.
W obu przypadkach mamy kilka elementów które możemy zmienić. Oczywiście tabela w excelu pokazana na filmie i zawarta w kursie „Budżet i finanse firmowe dla przedsiębiorców” bardzo ułatwi nam pracę.
- Możemy skracać czas usług, czyli skupić się na efektywności. Tutaj pojawia się przestrzeń do zarządzania procesami (kurs Samodzielna Firma)
- Możemy zmieniać, a na pewno kontrolować zużycie materiałów (kurs „Budżet i finanse firmowe dla przedsiębiorców”)
- Możemy skupić się na obniżaniu kosztów stałych, niestety najczęściej jest to niemożliwe, ponieważ co roku koszty prowadzenia i utrzymania firmy zwiększają się.
- Możemy zmieniać ceny, aczkolwiek rynek nie zawsze z entuzjazmem przyjmie podwyżki, a nasza konkurencja najczęściej nie mająca pojęcia o wszystkich kosztach będzie chciała utrzymać je na poziomie niższym niż w rzeczywistości powinny się znaleźć.
I w tym miejscu dochodzimy do punktu piątego.
Wycena oferty handlowej: Dopasowanie oferty do strategii marketingowej
Jak zapewne zdajesz sobie sprawę klienci najczęściej kupują usługi, które uważają, że są im potrzebne. Te usługi najczęściej są wyznacznikiem tego jak klient postrzega daną firmę i jego pierwszej decyzji. Dlatego warto połączyć wycenę oferty ze swoją strategią marketingową. Podpowiem tutaj dwa rozwiązania, a resztę znajdziesz w kursie Szkoła Biznesu.
Jeżeli pracujesz projektowo i masz do utrzymania wielu pracowników proponuję skupić się na sprzedaży w uczciwych cenach własnej oferty – uczciwych, czyli obliczonych jak powyżej.
Kiedy obniżać cenę roboczogodziny?
Wtedy, kiedy widzisz, że w najbliższych tygodniach nie zapewnisz pracy swoim pracownikom. Wtedy zmniejszamy potencjalną stratę. Drugi przypadek jest wtedy, kiedy chcemy pozyskać zleceniodawcę, ponieważ spodziewamy się, że dzięki temu otrzymamy więcej zleceń w normalnych cenach.
W przypadku cennika z różnymi usługami rekomenduję utrzymanie atrakcyjnych rynkowo cen na usługi, które mają wpływ na to, czy nowy klient rzeczywiście dokona pierwszego zakupu u nas. Następnie, kiedy już zaczynamy go obsługiwać powinien otrzymać oferty na usługi, z których powinien skorzystać. W ten sposób możesz mieć część oferty najtańszą na rynku, a zarabiać na pozostałych usługach.
Przykład:
W salonie kosmetycznym Piękne Ciało mamy najtańszą ofertę depilacji laserowej w Opolu. Dzięki temu pozyskujemy wielu nowych klientów, którym mamy okazję przedstawić pozostałe usługi i przekonać ich, aby zostali z nami na dłużej.
W mojej ofercie znajdziesz bezpłatną konsultację – taniej się nie da – otrzymujesz jedną konkretną poradę, poznajesz mnie i dokonujesz zakupu np. kursu online. W kursach online są cykliczne spotkania formie webinarów, podczas których dbam o to, abyś zaczął stosować wiedzę, za którą zapłaciłeś. W efekcie zarabiasz na tej wiedzy i kupujesz kolejne moje usługi.
Tak właśnie działa połączenie dobrej wyceny oferty handlowej z modelem biznesowym.
90% twojej konkurencji co roku podnosi cenę trochę powyżej poziomu inflacji, ponieważ nie mają pojęcia o tym, o czym Ty już wiesz po przeczytaniu tego artykułu. Dziękuję
Gdzie znaleźć narzędzia, które pomogą nam wykonać dobry budżet i nauczą jak z nim pracować?
W kursie „Budżet i Finanse firmowe dla przedsiębiorców”. Natomiast wszelkie pliki zestawienia, instrukcje i co ważne roczny cykl spotkań z odpowiedziami na Twoje pytania znajdziesz w:
Książka „Budżet Firmowy” da Ci inspirację i wskazówki dotyczące rozpoczęcia zarządzania finansami w firmie.
Kurs Budżet i Finanse Firmowe dla Przedsiębiorców to kompletny zestaw narzędzi, plików z instrukcjami wideo do samodzielnego ułożenia i zarządzania budżetem.
Bezpłatne materiały