Jak kalkulować swoją ofertę, aby być pewnym konkretnych zysków? Jak i za co kasować klienta, aby go nie urazić? Jak i na czym zarabiać w firmie usługowej? O tym właśnie jest ten krótki artykuł.
Kiedy prowadzisz firmę usługową to korzystasz z umiejętności manualnych swoich i twoich pracowników i materiałów, które zużywasz w tej usłudze.
W kosmetologi, medycynie, stomatologi będą to zabiegi oraz kosmetyki, środki jednorazowe, plomby… zużyte w tych procesach.
W usługach budowlanych, remontowych, mechanice samochodowej będzie to również praca techników, ale materiały będą prawdopodobnie stanowić spory koszt usługi. Często będą też wyszczególniane osobno w rachunkach.
Co łączy wszystkie usługi? Łączy je czas pracy i jakość, często określana solidnością. A jeśli chodzi o czas to niestety jest on ograniczony. Jak więc wyceniać usługi aby nie być stratnym?
Zapewne znasz już trójkąt czas – jakość – pieniądze i to, że możesz mieć tylko dwie z nich.
” Firma Krzak – szybko, tanio i na byle jak. „
Najważniejszą rzeczą jest odpowiednia kalkulacja kosztu zużytego czasu i zestawienie go z czasem, za który płaci klient.
Standard – jakość, za którą klient jest gotów zapłacić
Zanim jednak to zrobisz należy określić solidność czyli jakość, standard w którym ma zostać wykonana usługa, którą sprzedajesz.
Piszę, o tym ponieważ są osoby które dokładają olbrzymiego wysiłku, który kosztuje dużo czasu, a klienci płacą im za standard. Dlatego najpierw należy sobie określić standard, którego oczekują klienci i za który są gotowi zapłacić.
Daj klientom to czego oczekują o usługi. Zrób to minimalnym możliwym nakładem środków finansowych i czasu pracy.
Następnym krokiem jest określenie czasu wykonania danej usługi. W branżach takich jak budownictwo, mechanika samochodowa itp. Istnieją specjalne normy czasów pracy (roboczogodziny RBH), które możesz znaleźć w internecie lub w lokalnych Izbach Rzemieślniczych.
Niezależnie od ogólnodostępnych norm, każdy we własnej firmie powinien określić czas wykonania danej usługi oraz czasy dojazdu do klienta, a dodatkowo należy wycenić cenę roboczogodziny niestandardowej. Takiej kiedy robimy nowe lub nienormowane rzeczy dla klientów.
Kiedy mamy to wszystko wykonane czas na obliczenie kosztów naszych roboczogodzin i kalkulacji zysków.
Aby to zrobić należy … prowadzić Budżet Firmowy ponieważ dzięki temu dobrze zakwalifikujesz koszty do zmiennych (związane bezpośrednio ze sprzedażą) i do stałych (koszty prowadzenia firmy).
Jeśli tego nie prowadzisz budżetu poproś księgową o przesłanie rachunku wyników w przypadku spółki lub książki przychodów i rozchodów w przypadku działalności gospodarczej. Następnie wybierz jak najdłuższy okres czasu (optymalnie rok) i od wszystkich kosztów odejmij koszty zakupu towarów i materiałów (to koszty zmienne). Pozostała wartość będzie stanowić Twoje koszty stałe.
Jeśli prowadzisz budżet firmowy zsumuj koszy stałe:
- administracyjne; czynsze, media, kawy, herbaty
- transportu; leasingi, zużycie paliwa, opłaty, ubezpieczenia
- wynagrodzenia; pensje, ZUSy, PITy, BHP, szkolenia,
- usługi obce; księgowe, kadrowe, prawnicze, sprzątania,
- koszty reklam i marketingu
- koszty amortyzacji lub raty od inwestycji i odsetki od kredytów
- inne, które ponosisz niezależnie od tego czy sprzedajesz czy nie
Przykładowo Twoja mała firma ponosi miesięcznie koszty wysokości 15 000 zł na utrzymanie firmy, 5 000 zł inwestuje w reklamy, 20 000 zł przeznacza na wynagrodzenia, a 10 000 zł to leasingi, raty kredytów i odsetki.
Razem 50 000 zł to koszty stałe średnio-miesięcznie.
Jeśli czujesz, że to nie wszystkie koszty, dodaj kilka- lub kilkanaście procent do nich. Również jeśli przewidujesz wzrost kosztów w nadchodzącym okresie zwiększ ich wartość w swojej kalkulacji. Rekomenduję rozważenie wariantu pesymistycznego i patrzenie krytycznym okiem na wydatki firmy.
Kiedy poznasz średnio-miesięczne koszty prowadzenia swojej firmy podziel je na dni i godziny funkcjonowania firmy.
Przykład naszej omawianej powyżej firmy:
Łącznie z sobotami firma świadczy usługi przez 25 dni miesięcznie.
Koszt dnia to 50 000 pln / 25 dni = 2 000 pln kosztuje jeden dzień jej funkcjonowania.
Firma działa od 09:00 do 19:00 czyli 10 godzin dziennie.
2 000 pln / 10h = 200 zł kosztuje każda godzina funkcjonowania tej firmy.
Jeśli Twój biznes jest okresowy – dla przykładu moje szkolenia – koszty roczne podziel przez liczbę dni, w których świadczysz swoje usługi. Moja działalność szkoleniowa kosztuje mnie 200 tys. rocznie, a na sali szkoleniowej i z klientami spędzam ok. 100 dni rocznie.
200 tys/100 dni = 2 000 zł kosztuje mnie jeden dzień prowadzenia firmy szkoleniowej.
Takie uświadomienie sobie, że utrzymanie firmy kosztuje sprawi, że inaczej zaczniesz patrzeć na pieniądze firmy.
Skoro wiesz już, że w każdej godzinie ponosisz koszty utrzymania firmy usługowej to sprawdźmy ile kosztuje Cię jedna roboczogodzina.
Koszt roboczogodziny
W firmach w czasie jednej godziny kilka osób, stanowisk świadczy usługi. Dlatego najpierw należy sprawdzić gdzie jest Twój „szklany sufit” – maksymalne wykorzystanie czasu pracy, a następnie zestawić to z rzeczywistym wykorzystaniem tego czasu – to za co płaci nam klient.
Maksymalne wykorzystanie czasu sugeruję liczyć na dwa sposoby:
Pierwszy z nich to maksymalne wykorzystanie czasu pracy.
Przykład: Twoja firma jest w miesiącu pracuje przez 21 dni po 10h (09:00 – 19:00) w tygodniu i 4 dni po 5h (09:00 – 14:00) w soboty.
Razem to 21x10h = 210h + 4x5h = 20h czyli 230h.
Firma posiada 5 stanowisk i 5 osób, które mogą świadczyć usługi w tym samym czasie.
Jej maksymalny czas pracy to 230h x 5 stanowisk = 1 150h jednak posiadając tylko 5 osób maksymalny czas pracy to 5 osób x 140h = 700h (21dni x 8h = 168h w pracy – 12h na przerwy i -16h na urlopy).
Na dzień dzisiejszy firma swój potencjał 1 150h może wykorzystać tylko w 60% ponieważ pracownicy mogą pracować maksymalnie przez 700h. W teorii mogłaby zatrudnić jeszcze 3 pracowników dobrze układając grafik.
W praktyce każdy przedsiębiorca powinien te wyliczenia zestawić ze swoją aktualną sytuacją.
Drugi sposób jest bardziej rzeczywisty ponieważ w nim zachęcam do pobrania z systemu lub z list obecności czasu przebywania pracowników w pracy, tzw. Gotowość do pracy. W powyższym przykładzie może się okazać, że pracownicy przywali średnio 660h miesięcznie w pracy.
Ile godzin usługowych sprzedajesz miesięcznie.
No dobrze. Wiesz już za jaki czas zapłaciłeś pracownikom, a teraz czas na policzenie ile tego czasu byliście w stanie „sprzedać” czyli za ile czasu zapłacił lub mógłby zapłącić klient. Jeśli pracujesz na grafikach to sprawa jest prosta, to sytem pokazuje Ci takie dane.
W powyższym przykładzie mogło się okazać, że pracownicy świadczyli usługi tylko przez 500h w miesiącu, a reszta spędzonego czasu to tzw. gotowość do pracy.
Jeśli nie mierzysz czasu ale liczysz ilość obsłużonych klientów, np. serwis z dojazdem do klienta – obsłużone 600 klientów. 600 klientów / 5 pracowników = 120 klientów na pracownika. 120 klientów / 21 dni pracy = 5,7 klienta dziennie.
Kiedy już wyciągniesz z systemu, skalkulujesz te dane nie pozostaje nic innego jak zestawienie ich z kosztami stałymi.
W naszym omawianym przykładzie mogłoby to wyglądać następująco:
Średnio-miesięczny koszt posiadania firmy 50 000 pln dzielimy kolejno przez
Maksymalny możliwy czas świadczenia usług (czas otwarcia firmy) 50 000 pln / 1 150h = 44 zł koszt rbh
Maksymalny aktualny możliwy czas świadczenia usług (czas pracowników do naszej dyspozycji) 50 000 pln / 660 h = 76 zł koszt rbh
Aktualny czas pracy 50 000 pln / 500 h = 100 zł dziś kosztuje tą firmę 1 rbh w koszcie stałym.
W przypadku firmy, która liczy koszty stałe po klientach otrzymamy następujące wyniki: 50 000 pln / 600 klientów = 84 pln koszt stały obsługi jednego klienta.
Takie wyliczenia nie tylko otworzą Ci oczy ale również namacalnie uzmysłowią, że prowadzenie firmy usługowej to przede wszystkim dbanie o optymalne koszty stałe, dobre zarządzanie czasem pracy i skrupulatne rozliczanie przepracowanych godzin.
Posiadając takie dane możemy przejść do kalkulacji naszej oferty.
Ważne! Budżet Firmowy i Budżet Firmowy dla firm usługowych zwierają specjalne kalkulatory, które bardzo ułatwią Ci kalkulację cen zysków.
Kalkulacja oferty handlowej w firmie usługowej
Aby wykonać taką kalkulację należy wykonać zestawienie Twojej oferty z czasem przeznaczonym na poszczególne usługi i z dodaniem do tego kosztów zmiennych (zużycie materiałów, które klient otrzymuje w ramach tej usługi, czyli tych za które nie płaci dodatkowo).
Takie zestawienie pokaże Ci czy i ile zarabiasz na każdej usłudze oraz ile zarabiasz na jednej roboczogodzinie.
Jak widać taka wyceniać usług pokaże Ci co zrobić aby nie być stratnym:
- możesz skrócić czas wykonania usługi
- możesz podnieść ceny
- możesz obniżać koszty materiałów lub przenieść ich koszt na klienta
- możesz lepiej zarządzać czasem pracy
- możesz lepiej wykorzystywać posiadane stanowiska – rozłożyć koszty stałe na więcej elementów
- możesz próbować optymalizować koszty stałe
- możesz zmienić model biznesowy tak aby pozyskiwać klientów na mniej rentowne dla Ciebie usługi i następnie oferować im usługi o wyższej marży.
Najlepsze jest to, że kiedy wykonasz to dla wszystkich usług i uzupełnisz ten arkusz o ilość wykonanych usług w całym roku, zyskasz wiedzę o tym na czym możesz zwiększyć marżę lub zmniejszyć stratę.
Tak naprawdę takie podejście do biznesu to mikro-budżet. Chcąc zarobić miesięcznie np. 20 000 zł należy ten oczekiwany zysk podzielić przez godziny, które zamierzasz sprzedać.
Przykład zysk 20 000 pln / 500 h = 40 zł narzutu na godzinę pracy.
Dzięki temu możesz lepiej skalkulować swoją ofertę. W najprostszej formule należy dodać oczekiwany zysk godzinowy do kosztu godziny.
Tutaj 40 zł oczekiwanego zysku + 100 zł koszt RBH = 140 zł cena ofertowa jednej roboczogodziny.
Cała reszta pracy to uczciwe rozliczanie godzin zużytych dla klienta i fakturowanie go za nie oraz zamiana RBH na ostateczna cenę pojedynczych usług.
Przykład cena usługi 180 zł – w tej cenie 100 zł to koszt rbh, 40 zł zysk, 40 zł koszt zużytych materiałów.
W tym artykule starałem się zainteresować Cię wyceną usług, ale ponieważ wycena usług jest ściśle powiązana z modelem biznesowym, który stosujesz to rekomenduję Ci dopasowanie tych rozwiązań do Twojej firmy poprzez jedno z poniższych narzędzi:
Moje narzędzia dla Ciebie:
Budżet Firmowy w wersji on-line – vod.AdamGrzesik.pl
Budżet Firmowy jako 2-dniowe warsztaty – Budzet-Firmowy.pl
Budżet Firmowy jako konsultacje projektowe – AdamGrzesik.pl/konsultacje
Wszystkiego ZDROWEGO & Zyskownego $
Moja rekomendacja
Zapisz się do newslettera – kliknij tutaj
I natychmiast zyskaj dostęp do bezpłatnego programu 10 Korków Szybkiego Rozwoju Biznesu, w którym pokazuję, jak udoskonalić swoją firmę i jak myśleć o biznesie, aby wycisnąć z niego jak najwięcej i aby dosłownie rósł w oczach – Zapisz się!
Bezpłatne materiały