Jak przygotować kosztorys projektu i dokonać wyceny prac?
Przygotowanie precyzyjnego kosztorysu projektu oraz odpowiedniej wyceny prac to kluczowe elementy zarządzania każdym przedsięwzięciem. Oto praktyczny przewodnik, jak skutecznie podejść do tych zadań, by osiągnąć zadowalające wyniki finansowe.
Ten wpis blogowy jest kontynuacją (częścią) artykułu dotyczącego wyceny roboczogodziny w firmie: adamgrzesik.pl/kalkulator-wyceny-roboczogodziny-koszt-firmy-i-cena-dla-klienta/
Jak przygotować kosztorys prac i opracować wycenę dla klienta? Oto szczegółowy przewodnik, który Ci w tym pomoże. Wideo plus dodatkowe wskazówki poniżej.
Instrukcja wideo z przykładowym schematem kosztorysu.
Dlaczego precyzyjna wycena jest ważna przy tworzeniu kosztorysu?
Dokładna wycena pracy pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek finansowych oraz wspiera budowę zaufania z klientem. Wycena powinna uwzględniać takie aspekty jak czas pracy zespołu, zużycie materiałów oraz dodatkowe koszty.
Właściwie przygotowany kosztorys to także narzędzie negocjacyjne. Pozwala on na precyzyjne uzasadnienie ceny oraz ochronę przed nieuzasadnionymi obniżkami ze strony klienta.
Podstawą tworzenia kosztorysów jest dokumentacja projektowa i znajomość własnego budżetu, a w nim świadomość kosztów stałych i oczekianych zysków.
Dokładne zapoznanie się z dokumentacją projektową jest fundamentem rzetelnej wyceny. Dokumentacja powinna zawierać szczegółowy opis projektu oraz wszystkie niezbędne informacje dotyczące wykonania poszczególnych prac. Stanowi ona podstawę do określenia zakresu prac oraz związanych z nimi kosztów.
Bardzo często to my sami odpowiadamy za wykonanie dokumentacji.
Wtedy warto przygotować specjalny schemat pod własne potrzeby i konsultując każde zlecenie, określić jak najwięcej szczegółowych danych.
Oczywiście, większość naszych dokumentacji będzie pochodziła z bogactwa zebranych wcześniej doświadczeń, często z popełnionych błędów. Do przygotowania wstępnych danych może pomóc Ci ten artykuł KLIKNIJ
Wykonanie kosztorysu robót: Oblicz koszty stałe i zmienne
Każdy kosztorys projektu rozpoczyna się od ustalenia kosztów stałych. Koszty te obejmują m.in. wynagrodzenia pracowników, amortyzację sprzętu oraz inne regularne wydatki firmy.
Koszty zużycia roboczogodzin i zysk z nich jest kluczowy w osiąganiu zysków z projektów w usługach.
Rozbicie projektu na etapy umożliwia bardziej szczegółową wycenę i lepsze zarządzanie zasobami. Możliwe etapy to:
Konsultacje z klientem (np. 8 godzin pracy),
Prace projektowe (np. 12 godzin pracy),
Wykonanie (np. 600 godzin pracy zespołu),
Windykacja lub wystawienie faktury (np. 0,5 godziny).
Każdy etap powinien być oddzielnie wyceniony, co pozwala na dokładniejsze monitorowanie kosztów i daje pole manewru w negocjacjach.
Dodatkowo to obszar kontroli zużycia nakładów czasu pracy. Dzięki temu możesz usprawniać procesy wewnątrz firmy.
Kolejnym obszarem kalkulacji są koszty dodatkowe, takie jak:
Delegacje lub noclegi,
Wynajem dodatkowego sprzętu.
- Prowizje, kaucje, odbiory, nadzory..
Następny obszar kalkulacji to wynik na kosztach zmiennych czyli na materiałach i towarach. Negocjacje z dostawcami, dobre gospodarowanie powierzonymi materiałami oraz uczciwe rozliczenia pozwalają zarabiać również na tym obszarze.
Kalkulacja zysku w kosztorysie robót
Wewnętrzny kosztorys w firmie powinien też uwzględniać zakładany zysk. Aby to zrobić, należy:
Oszacować nakłady roboczogodzin i odpowiednio je wycenić
Dodać narzut na użyte materiały lub towary w projekcie (np. 10–30%) – pamiętaj, że narzut to nie marża (kalkulator znajdziesz tu KLIKNIJ)
Pamiętać o kosztach dodatkowych.
Klienci uwielbiają negocjować ostateczną dużą cenę, ale kiedy mamy swój wewnętrzny kosztorys, wybrane wartości oraz wyszczególnione pozycje, umieszczamy je w ofercie handlowej dla klienta.
Daje nam to szerokie pole do negocjacji, ponieważ możemy negocjować każdy z poszczególnych elementów, jednocześnie wiedząc, poniżej jakiej kwoty zaczynamy dokładać do interesu.
Dobre przygotowanie i opracowanie kalkulacji dla klienta jest podstawowym narzędziem w negocjacjach do obrony złożonej oferty cenowej.
Poza tą wyceną mamy możliwość zwiększenia zysku dzięki optymalizacji procesów wewnątrz firmy.
Prowadzi nas to do kolejnego punktu.
Monitorowanie realizacji projektu w kosztorysie robót
Jednym z najczęstszych błędów jest brak monitorowania czasu pracy podczas realizacji projektu.
Firma podejmuje się realizacji projektu, a właściciel wierzy, że załoga wyrobi się w zakładanym czasie, a materiały zostaną uczciwie użyte.
Warto na bieżąco kontrolować zużycie roboczogodzin, koszty materiałów i inne wydatki, aby unikać przekroczenia budżetu.
W bieżącym monitorowaniu zużytych nakładów czasu pracy pomogą takie narzędzia jak zarządzanie projektem przy użyciu schematów oraz wykresów Gantta.
Warto również zastanowić się nad dodatkowymi premiami dla załogi, która potrafi zrealizować projekt w krótszym czasie, utrzymując oczekiwaną jakość.
Zarządzanie procesami wewnątrz firmy oraz optymalizacja czasu pracy są podstawowymi narzędziami zwielokrotniania zysków, ponieważ nie zawsze jesteśmy w stanie obronić cenę złożoną w ofercie.
Rynek jest pełen firm, które zaniżają ceny, ponieważ nie potrafią dobrze kalkulować swoich kosztów.
Podsumowanie kosztorysowania i zarządzania projektami
Przygotowanie kosztorysu projektu i wyceny prac to proces wymagający dokładności i planowania. Poprzez uwzględnienie kosztów stałych, zmiennych oraz odpowiednią kalkulację zysku, można stworzyć ofertę, która będzie korzystna zarówno dla klienta, jak i firmy.
Regularne monitorowanie realizacji projektu to klucz do sukcesu.
Po więcej porad i gotowych narzędzi zapraszam na stronę Adama Grzesika, gdzie znajdziesz dodatkowe materiały, w tym kursy i kalkulatory marży.
Obejrzyj też drugi film.
Jeśli jesteś przedsiębiorcom, koniecznie zainwestuj w książkę „Budżet firmowy” oraz Zwycięski Zespół.
A jeśli planujesz rozwijać swój biznes i zatrudniać pracowników, rozważ zakup kursu online „Budżet firmowy”.
Narzędzia, które pomogą Ci zarządzać biznesem:
Budżet Firmowy to kompletny model zarządzania finansami przygotowany dla właściciela – wszelkie zestawienia, pliki i analizy pomagające podejmować lepsze i bardziej świadome decyzje. Od mikro- po średnią firmę.
Narzędzia Przedsiębiorcy to zestaw kalkulatorów i zestawień, z których sam korzystam i z którymi moi klienci konsultacyjni są zachwyceni.
